VoIP و دورکاری و افزایش بهره وری

آیا این سناریو به نظرتان آشنا است؟ شما روز را خود را با آمادگی برای انجام همه کارهایی که در لیست کارهای خود دارید شروع می کنید، اما بعداً، به نوعی، تغییر مسیر می دهید. شبکه های اجتماعی، ایمیل، پیام های متنی و سایر حواس پرتی ها مانع شما می شوند، و بدون اینکه گذر زمان را متوجه شوید، می بینید که اواسط بعدازظهر است، و از خودتان می پرسید زمان چطور سپری شد و چقدر زود گذشت بدون اینکه با افزایش بهره وری همراه باشد. این نوع حرکت کردن بدون مقصد می تواند یک مشکل جدی باشد، به ویژه هنگامی که خویش فرما و دارای شغل خود هستید و احتمالاً در خانه کار می کنید.

حقیقت این است که در مدیریت بهره وری مشغول بودن به معنای مولد بودن نیست. در حقیقت، برعکس این اغلب صادق است. مشغول بودن به این معنی است که شما یک برنامه پربار دارید، اما ممکن است به موفقیت کمی دست پیدا کنید. از طرف دیگر، وقتی مولد هستید، مشغول هستید، اما وظایف خود را انجام می دهید و از زمان خود نهایت استفاده را می برید. در واقع می توان گفت شما با مولد بودن به افزایش بهره وری کمک می کنید.

بنابراین، چه چیزی شما را از پر مشغله بودن به سمت مولد بودن باز می دارد؟ حواس پرتی ها! طبق تحقیقات انجام شده، یک فرد به طور متوسط ​​هر هشت دقیقه حواسش پرت می شود! برای مثال، به این موضوع فکر کنید، هر چند وقت یکبار تلفن خود را چک می کنید؟ به احتمال زیاد تقریباً هر پنج دقیقه یکبار. با توجه به حواس پرتی های زیادی که باید با آن ها کنار بیایید، کارآمد بودن بسیار سخت است، اما راهی وجود دارد. این شش استراتژی قدرتمند را بررسی کنید تا به شما کمک کند بهره وری خود را افزایش دهید و هر روز کارهای بیشتری انجام دهید.

 

  1. در افزایش بهره وری به ساعات اداری پایبند باشید

وقتی شغل آزادی دارید و خویش کارفرما هستید، می توانید برنامه خود را داشته باشید. این آزادی عمل زیادی به شما می دهد، اما نداشتن ساعات کاری مشخص نیز می تواند مشکلاتی را ایجاد کند. برای اطمینان از اینکه در مسیر هستید، ساعات اداری سنتی را برای خود در نظر بگیرید – ساعاتی که برای شما مؤثر هستند و کارایی دارید. انجام این کار به شما کمک می کند تا مسئولیت پذیر باشید تا وقتی کار می کنید، کاملاً متمرکز باشید. همچنین، فعالیت های غیر مرتبط با کار که در طول روز اتفاق می افتند، مانند نوبت دکتر یا کارهای فرعی، را به عنوان فعالیت های خارج از کار برچسب گذاری کنید. داشتن این ذهنیت به شما کمک می کند تا از روز خود بیشتر استفاده کنید زیرا وقتی مشغول کار هستید، کاملاً روی کار مورد نظر تمرکز کرده اید.

 

  1. ساعت مشخص کنید

برای افزایش بهره وری اگر کار یا پروژه بزرگتری دارید که باید به اتمام برسد اما آن را به تعویق می اندازید، یک ساعت برای آن در نظر بگیرید. یک تایمر تنظیم کنید، یک علامت روی درب خود نصب کنید که به اطرافیان شما اطلاع می دهد که مزاحم شما نشوند، تلفن خود را روی do not disturb قرار دهید و اعلان های ایمیل را خاموش کنید. بدون هیچ چیزی که شما را منحرف کند و مدت زمان مشخصی را برای انجام وظیفه در دست در نظر می گیرید، کار را پیش می برید و به نتایج بیشتری دست پیدا می کنید.

 

  1. برای افزایش بهره وری کارهای مهم را در اولویت قرار دهید

در مدیریت زمان سعی کنید کارهایی را که در فهرست انجام کارهای خود دارید تکمیل کنید و هر روز سه اولویت اصلی را تعیین کنید. این ها کارهای اصلی و مهم شما هستند که اگر می خواهید پیشرفت کنید و افزایش بهره وری داشته باشید، باید با آن ها کنار بیایید. همیشه مسائلی وجود خواهد داشت که سر راه شما نمایان خواهند شد و شما را از مسیرتان خارج می کنند، اما از واکنش به این مسائل کوچک خودداری کنید. در عوض، قبل از اینکه به موارد کوچکتر توجه کنید، سعی کنید ابتدا کارهای مهم و بزرگ را انجام دهید. اینگونه است که مطمئن می شوید حداقل یک کار اصلی و مهم  از آن فهرست خارج شده است!

VoIP و دورکاری

  1. بلوک بندی زمانی و دسته بندی زمان را فراموش نکنید

بلوک بندی زمانی یک ابزار واقعاً مفید است که می توانید از آن برای بهره مندی بیشتر از روز خود استفاده کنید. اگر زمان خاصی را برای فعالیت های خاصی اختصاص دهید، دقیقاً می دانید که چه زمانی را به کار اختصاص دهید و در طول چه مدت زمان باید آن را به انجام برسانید. هر روز صبح، روز خود را در چند بلوک زمانی برنامه ریزی کنید و سپس تمام تلاش خود را بکنید تا به برنامه پایبند باشید.

اگر از مسیر خارج شدید، همیشه می توانید آنچه را که نتواسته اید انجام دهید برای روز بعد برنامه ریزی کنید. شما همچنین می توانید دسته بندی زمان را در نظر بگیرید، به این صورت که فعالیت های مشابه، مانند جلسات و قرارها در یک دسته قرار دهید. گروه بندی وظایف از این طریق بسیار مؤثر و کارآمد است.

 

  1. برای افزایش کارایی استراحت کنید

هیچ کس نمی تواند بی وقفه کار کند. بسیار مهم است که برای استراحت در طول روز برنامه ریزی کنید تا دچار خستگی نشوید. اگر نمی توانید در کلاس های ورزشی شرکت کنید، در طول ساعت ناهار ۱۵ دقیقه وقت بگذارید تا پیاده روی کنید، هوای تازه استنشاق کنید و آرام و ریلکس شوید. با این کار با احساس نشاط و تجدید قوا مجدد آماده رفتن دوباره به محل کار هستید. در طول روز، استراحت های دوره ای کوچک و منظم نیز داشته باشید.

 

  1. حواس پرتی ها را دور از دیدرس خود نگه دارید

بسیار آسان است که وقت خود را تلف کنید بدون اینکه حتی متوجه شوید. برای اینکه بدانید ساعات با ارزش خود را کجا از دست می دهید، مدت زمانی را که در شبکه های اجتماعی و ایمیل صرف می کنید بررسی کنید. با ثبت زمانی که برای فعالیت های مختلف اختصاص داده اید، می توانید بزرگترین حواس پرتی های خود را شناسایی کرده و سپس آن ها را محدود کنید! این نکات را برای افزایش بهره وری امتحان کنید:

  • حالت های مزاحم نشوید (do not disturb) یا هواپیما  (airplane mode)را در تلفن خود فعال کنید تا اعلان ها ظاهر نشوند.
  • وقتی واقعاً نیاز به تمرکز دارید، تلفن خود را در یک اتاق مجزا قرار دهید.
  • تمام پنجره های کامپیوترتان که مربوط به کار فعلی شما نیست، از جمله ایمیل، را ببندید.
  • هنگامی که می دانید چه چیزی شما را از کارتان دور می کند، کنترل آن بسیار آسان است.

 

سخن پایانی 

اگر می خواهید به موفقیت بیشتری دست پیدا کنید، هر روز بر کارتان متمرکز باشید و به پیشرفت خود ادامه دهید، باید متعهد باشید که مولد باشید نه فقط مشغول. با استفاده از این شش استراتژی، برای افزایش بهره وری کارهای بیشتری از لیست کارهای خود را انجام خواهید داد و دیگر متعجب نخواهید شد که روزتان چطور سپری شده است!

 

منبع:

www.entrepreneur.com

مطالب مشابه

پیام بگذارید