مدیریت زمان و افزایش بهره وری

کسب و کارهای کوچک و فریلنسرها برای رشد کسب و کار خود باید از زمانی که در اختیار دارند به بهترین شکل ممکن استفاده کنند و مهارت های مناسب مدیریت زمان می تواند به این امر کمک کند. مدیریت زمان برای شرکت های پرمشغله مهم است بنابراین آن ها می توانند همه کارهای خود را اولویت بندی کنند و سریعتر به اهداف خود برسند. وقتی زمان خود را بهتر مدیریت می کنید، می توانید فرصت های جدیدی را به دست بیاورید و کسب و کار خود را به روشی پایدار توسعه دهید.

در ادامه مباحثی را بررسی می کنیم که اهمیت مدیریت زمان را آشکار خواهند کرد و نکاتی را برای بهبود بهره وری شما در محل کار ارائه می دهند.

 

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان، استراتژی برنامه ریزی زمانی که در اختیار دارید و مدیریت زمانی است که شما برای کارهای خاص اختصاص می دهید تا بتوانید با کارایی بیشتری کار کنید. مدیریت مؤثر زمان برای برخی از افراد آسان تر از دیگران است، اما همه می توانند عادت هایی برای بهبود مهارت های مدیریت زمان خود ایجاد کنند. بدون مدیریت زمان قوی، کار، رفاه و آسایش شما ممکن است تحت تأثیر قرار بگیرد و منجر به موارد زیر شود:

  • ارائه کار با کیفیت پایین
  • نرسیدن به ددلاین ها
  • افزایش سطح استرس 
  • از بین رفتن تعادل کار و زندگی 
  • آسیب رسیدن به اعتبار حرفه ایتان

 

چرا مدیریت زمان مهم است؟

مدیریت زمان از اهمیت زیادی برخوردار است زیرا به شما کمک می کند تا روز کاری خود را مدیریت کنید، بنابراین می توانید بدون برهم زدن تعادل بین کار و زندگی خود، کسب و کارتان را توسعه دهید. در ادامه هفت مزیت مدیریت مناسب زمان بیان شده است:

 

عملکرد خود را بهبود ببخشید

وقتی بیاموزید که وقت خود را برای انجام کارهای مهم برنامه ریزی کنید، ایده بهتری درباره همه کارهایی که باید انجام دهید و مدت زمان لازم برای انجام هر کار خواهید داشت. وقتی برنامه ای برای پیگیری و دنبال کردن دارید، به احتمال زیاد متوجه خواهید شد که زمان کمتری را برای تصمیم گیری در مورد اینکه چه کاری را باید انجام دهید صرف می کنید و زمان بیشتری را صرف کارهای مهم می کنید. مدیریت زمان می تواند به شما کمک کند تنها روی کارهای ضروری پیش روی خود تمرکز کنید و از حواس پرتی های وقت گیر جلوگیری کنید.

 

کار بهتری ارائه دهید 

هنگامی که دائماً برای رسیدن به یک ددلاین تلاش نمی کنید، می توانید فکر و تلاش بیشتری را به کار خود اختصاص دهید. مدیریت زمان به شما کمک می کند تا وظایف خود را در اولویت قرار دهید تا اطمینان حاصل کنید که برای تکمیل هر پروژه زمان کافی دارید. کیفیت کار شما هنگامی افزایش می یابد که عجله نداشته باشید کار خود را زودتر از موعد مقرر به پایان برسانید.

مدیریت زمان و افزایش بهره وری

کار را به موقع ارائه دهید

مدیریت صحیح زمان شامل اختصاص دادن بلوک های زمانی مشخص به هر وظیفه ای که در لیست شما است می باشد. بسیاری از افراد از مدیریت زمان استفاده می کنند تا چند روز به خود فرصت دهند تا یک پروژه را به اتمام برسانند، یا آن را زودتر از موعد مقرر به پایان برسانند تا بافر و حائلی را برای هرگونه چالش پیش آمده فراهم کنند. اگر زمان لازم برای اتمام کار خود را به درستی برنامه ریزی کنید، می توانید هر بار به ددلاین های خود برسید.

 

استرس خود را کاهش دهید

احتمالاً وقتی با لیست کاملی از وظایف که باید هم برای کار و هم در زندگی شخصی خود انجام دهید مواجه می شوید، مضطرب می شوید. مدیریت زمان مناسب می تواند به شما کمک کند لیست کارهای خود را اولویت بندی کنید و به مهمترین وظایف خود زمان مورد نیازشان را اختصاص دهید، بنابراین می دانید دقیقاً چه کارهایی را باید انجام دهید و چه مدت زمان در اختیار دارید تا بتوانید همه کارها را به انجام برسانید. اولویت بندی وظایف خود و اختصاص زمان کافی برای انجام آن ها می تواند به کاهش سطح استرس شما کمک کند.

 

فرصت های شغلی خود را بهبود دهید

مدیریت زمان می تواند به شما کمک کند تا کارمند قابل اعتمادتری باشید، کسی که همیشه کار خود را تا موعد مقرر انجام می دهد. این به نوبه خود باعث می شود شما به عنوان یک کارمند از ارزش بیشتری برخوردار شوید و اعتبار شغلی خود را ارتقا دهید، که این خود می تواند به شما در یافتن فرصت های جدید برای توسعه و گسترش حرفه تان کمک کند.

 

برای مدیریت زمان اعتماد به نفس خود را افزایش دهید

وقتی زمان خود را به درستی مدیریت می کنید و با موفقیت کارها را در زمان تعیین شده به پایان می رسانید، احساس موفقیت خواهید داشت و به توانایی های خود اطمینان خواهید کرد. تکمیل مداوم لیست کارهای روزمره، انگیزه بزرگی است که می تواند افراد را به سمت بهبود مهارت های مدیریت زمان و استفاده از فرصت های جدید کاری سوق دهد.

 

کارآمدتر شوید

وقتی متوجه می شوید چگونه می توانید زمان خود را به طور مؤثر مدیریت کنید، بیشتر روی کار خود متمرکز می شوید که این امر به شما این امکان را می دهد که در مدت زمان کمتری کارهای بیشتری را به انجام برسانید. به عنوان مثال، به جای تلاش برای کار روی یک پروژه بزرگ هنگامی که تنها پانزده دقیقه وقت آزاد قبل از یک جلسه دارید، می توانید چند کار کوچک را در آن بازه زمانی انجام دهید و کارهای بزرگتری را که به تمرکز بیشتری نیاز دارند زمانی انجام دهید که وقت آزاد بیشتری در اختیار دارید و بهره وری و کارایی بیشتری دارید.

 

مبانی مدیریت زمان

ارتقا مهارت های مدیریت زمان می تواند باعث بهره وری بیشتر شما و کاهش استرس تان شود. در اینجا پنج مرحله آسان برای بهبود مدیریت زمان آورده شده است:

 

از قبل برنامه ریزی کنید

از قبل برنامه ریزی کردن و با برنامه پیش رفتن مهمترین عنصر مدیریت مؤثر زمان است. ببینید چه زمانی بیشترین بازدهی را دارید. مهمترین و چالش برانگیزترین وظایف خود را به زمانی که بالاترین بهره وری را دارید اختصاص دهید. برای زمان هایی که تمرکز کمتری دارید کارهای ساده تر یا کوچکتر را برنامه ریزی کنید. قبل از اینکه روز خود را شروع کنید، ببینید که چه مدت زمانی را صرف کار کردن روی همه موارد موجود در لیست وظایف خود خواهید کرد.

 

وظایف خود را اولویت بندی کنید

هر پروژه ای را که باید روی آن کار کنید ارزیابی و بررسی کنید تا متوجه شوید چه وظایفی فوری ترین و مهمترین هستند و آن ها را اولویت روز کاری خود قرار دهید. کارهای کم اهمیت تر را زمانی که کارهای مهم را انجام دادید و فرصت بیشتری برای تمرکز روی آن پروژه های کم اهمیت دارید، انجام دهید.

 

حواس پرتی ها را از بین ببرید

عوامل حواس پرتی یکی از بزرگترین عوامل کاهش بهره وری هستند. شبکه های اجتماعی، تلفن های هوشمند و همکاران همه می توانند شما را از اولویت های خود منحرف کرده و برنامه شما را از بین ببرند. طبق مطالعه انجام شده توسط Think Money، یک سوم کارمندان به اندازه سه ساعت از روز کاری حواسشان پرت می شود. اگر فکر می کنید برخی حواس پرتی ها بیش از حد وسوسه انگیز است، گوشی هوشمند خود را در طول روز در کشوی میز قرار دهید و آن را قفل کنید، یا اینکه از یک افزونه مرورگر برای مسدود کردن وب سایت هایی که حواس شما را پرت می کنند استفاده کنید.

 

در مدیریت زمان از انجام چند کار به طور همزمان خودداری کنید

ممکن است انجام همزمان چند کار روش خوبی برای انجام کارها به نظر برسد، اما در واقع بهره وری شما کاهش می یابد. با انجام همزمان چند پروژه هیچکدام را تمام نمی کنید. بهترین راه برای مدیریت وقت خود این است که تنها روی یک کار متمرکز شوید و در هنگام کار کاملاً به آن توجه داشته باشید تا از اشتباهات جلوگیری کنید.

 

به خاطر کار خوبتان به خودتان پاداش دهید

پاداش ها می توانند انگیزه خوبی برای مدیریت مؤثر زمان باشند. به ازای هر کاری که در طول روز انجام می دهید پاداش کوچکی به خودتان بدهید. پاداش ها انگیزه شما را در کار حفظ می کنند و می توانند به شما در رسیدن به تعادل بهتر بین کار و زندگی تان به شما کمک کنند.

 

منبع:

www.freshbooks.com

مطالب مشابه

پیام بگذارید